Kommunikationsplan – wozu?

EPP-Expatrite-Protection-Program-Kommunikationsplan

EPP-Expatriate-Protection-Program-Kommunikationsplan

Im Falle einer Notsituation ist schnelles Handeln lebensnotwendig. Ein Kommunikationsplan ermöglicht es anderen, schnell zu reagieren, wenn Ihnen auf Ihrer Reise etwas zustößt. Ein solcher Plan enthält klare Handlungsanweisungen, mit wem Kontakt aufgenommen werden soll.

Er ist relativ einfach zu erstellen, wird jedoch oft vergessen bzw. vernachlässigt. „Es wird schon nichts passieren“, „Ich fahr doch nur für ein paar Tage“ – wir alle kennen diese Art von Ausreden. Denken Sie an die Menschen die Sie zurücklassen: Je mehr sie wissen, desto ruhiger, zielgerichteter und schneller können sie handeln und Ihnen helfen.

Als erstes sollten Sie eine Person bestimmen, mit der Sie den Kontakt halten. Bei Ihrer Entscheidung sollten Sie darauf achten, dass die Person für die gesamte Dauer Ihrer Reise erreichbar ist, dass sie in der Lage ist, zuverlässig und organisiert auch in Notfallsituationen zu arbeiten und mindestens in Grundzügen über Ihre Arbeit und den Auftrag Bescheid weiß. Aufgrund der engen emotionalen Nähe ist ein Familienmitglied nur bedingt als Kontaktperson geeignet.

Einer der größten Schwachpunkte eines Kommunikationsplans sind Sie selbst. Seien Sie absolut zuverlässig! Wenn Sie vereinbart haben sich alle 24 Stunden zu melden, dann melden Sie sich alle 24 Stunden! Unzuverlässigkeit kann einerseits dazu führen, dass – obwohl nicht notwendig – der Notfallplan aktiviert wird oder aber, wenn es in der Vergangenheit öfter zu Nichteinhaltung gekommen ist, er nicht aktiviert wird, obwohl es nötig ist.

Als nächstes sollten Sie bestimmen, wie und in welchen Zeitabstand Sie Ihre Kontaktperson kontaktieren. Bestimmen Sie die Methode der Kontaktaufnahme, z.B. per E-Mail, SMS, Handy, Skype, Satellitentelefon, Chat usw. Basierend auf Ihrer Bedrohungsanalyse bestimmen Sie die zuverlässigste Methode und legen Alternativen fest. Vereinbaren Sie einen Erkennungssatz, der Ihre Identität bestätigt. Darüber hinaus sollten Sie einige Sätze oder Wörter für unterschiedliche Notfallsituationen vereinbaren. Je nach Land bzw. Einsatz sollten Sie auch Verschlüsselung Ihrer Nachrichten in Betracht ziehen. Egal für welche Art der Kommunikation Sie sich entscheiden, überprüfen Sie sie unbedingt vor der Abreise!

Legen Sie die Personen fest, die Sie in Ihren Kommunikationsplan einbeziehen möchten und die Reihenfolge, in der sie informiert werden sollen. Welche Personen sollen z.B. nach 12 Stunden und welche nach 24 Stunden benachrichtigt werden. Mögliche Personen können der nächste Familienangehörige, der Partner, der Auftraggeber, eine vertrauensvolle lokale Sicherheitsfirma, Mitarbeiter (Fahrer, Fixer etc.), eine befreundete deutsche Firma vor Ort, die deutsche Botschaft im Land, das zuständige Krankenhaus usw. sein. Machen Sie es Ihrer Kontaktperson so einfach wie möglich: Listen Sie jeden Kontakt mit Ansprechpartner, Adresse, Telefonnummer, Zeitunterschiede, Sprache usw. auf. Je mehr Informationen, desto besser.

Hinterlassen Sie Ihrer Kontaktperson so viele Informationen wie möglich: der Auftrag selbst, sämtliche Telefonnummern, unter denen Sie erreichbar sein könnten, E-Mail-Adresse, Skype, Geburtsdatum, Airline, Ticketnummern, Abflug- und Ankunftszeiten, Hotels, in denen Sie übernachten werden, Mietfahrzeuge, die Sie nutzen werden, Menschen, die sie treffen werden usw. Auch hier gilt: Je mehr Informationen, desto besser.

Erstellen Sie Ihren Kommunikationsplan so detailliert wie möglich. In einer Notfallsituation ist schnelles, effektives Handeln entscheidend. Setzen Sie sich mit Ihrer Kontaktperson zusammen und gehen Sie den Plan gemeinsam durch. Ziel ist es, sämtliche Fragen möglichst im Vorfeld auszuräumen. Denn: Schnelles, entschlossenes und zielgerichtetes Handeln ist der Schlüssel zum Erfolg in einer Notfallsituation.

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